Vergelijken - 2023A44205

HOOFDSTUK 1. - Algemene bepalingen

CHAPITRE 1er. - Dispositions générales

Artikel 1. Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:
1° Instituut: het Instituut voor Octrooigemachtigden bedoeld in artikel XI.75/3, § 1, van het Wetboek van economisch recht;
2° algemene vergadering: de algemene vergadering van het Instituut;
3° raad: de raad van het Instituut;
4° tuchtcommissie: de tuchtcommissie van het Instituut;
5° gewoon lid: het lid van het Instituut bedoeld in artikel XI.75/5, § 1, eerste lid, van het Wetboek van economisch recht;
6° tijdelijk lid: het lid van het Instituut bedoeld in artikel XI.75/5, § 1, tweede lid, van het Wetboek van economisch recht;
7° geassocieerde: de stagiair bedoeld in artikel 14, eerste lid, van het koninklijk besluit van 30 september 2020 betreffende de vertegenwoordiging inzake octrooien, de voormalige octrooigemachtigde die niet langer ingeschreven is in het register van erkende gemachtigden, de persoon bedoeld in artikel XI.64/4 van het Wetboek van economisch recht of de gemachtigde erkend bij het Europees Octrooibureau die werkzaam is in België zonder gewoon of tijdelijk lid te zijn van het Instituut;
8° minister: de minister bevoegd voor Economie;
9° regeringscommissaris: de regeringscommissaris bedoeld in artikel XI.75/10 van het Wetboek van economisch recht;
10° : Dienst: de Dienst voor de Intellectuele Eigendom bij de Federale Overheidsdienst Economie, K.M.O., Middenstand en Energie.

Article 1er. Pour l'application du présent règlement, on entend par :
1° Institut : l'Institut des mandataires en brevets visé à l'article XI.75/3, § 1er, du Code de droit économique ;
2° assemblée générale : l'assemblée générale de l'Institut ;
3° conseil : le conseil de l'Institut ;
4° commission de discipline : la commission de discipline de l'Institut ;
5° membre ordinaire : le membre de l'Institut visé à l'article XI.75/5, § 1er, alinéa 1er, du Code de droit économique ;
6° membre temporaire : le membre de l'Institut visé à l'article XI.75/5, § 1er, alinéa 2, du Code de droit économique ;
7° associé : le stagiaire visé à l'article 14, alinéa 1er, de l'arrêté royal du 30 septembre 2020 relatif à la représentation en matière de brevets, l'ancien mandataire en brevets qui ne figure plus au registre des mandataires agréés, la personne visée à l'article XI.64/4 du Code de droit économique ou le mandataire agréé près l'Office européen des brevets exerçant ses fonctions en Belgique sans être membre ordinaire ou temporaire de l'Institut ;
8° ministre : le ministre qui a l'Economie dans ses attributions ;
9° commissaire du gouvernement : le commissaire du gouvernement visé à l'article XI.75/10 du Code de droit économique ;
10° Office : l'Office de la Propriété intellectuelle auprès du Service public fédéral Economie, P.M.E., Classes moyennes et Energie.

Art. 2. Het doel van het huishoudelijk reglement is de interne werking van het Instituut vast te leggen, tot realisatie van zijn doel zoals omschreven in de wet.
Om de diverse belangen van de octrooigemachtigden te behartigen en om permanente vorming aan te kunnen bieden, zal het Instituut onder meer zijn leden ook naar buitenlandse overheidsinstanties en beroepsorganisaties toe vertegenwoordigen, zijn leden in contact brengen met octrooigemachtigden actief in en samenwerking zoeken met andere organisaties actief op het domein van intellectuele eigendom.
Dit huishoudelijk reglement is van toepassing onverminderd de toepassing van de geldende wetgeving en reglementering, zoals boek XI, titel 1, hoofdstuk 3, van het Wetboek van economisch recht en zijn uitvoeringsbesluiten.

Art. 2. L'objectif du règlement d'ordre intérieur est de définir le fonctionnement interne de l'Institut afin de réaliser sa mission telle que prescrite par la loi.
Afin de représenter les différents intérêts des mandataires en brevets et d'offrir une formation permanente, l'Institut représentera également ses membres, entre autres, auprès des pouvoirs publics et des organisations professionnelles étrangers, mettra activement ses membres en contact avec des mandataires en brevets et cherchera à coopérer avec d'autres organisations actives dans le domaine de la propriété intellectuelle.
Ce règlement d'ordre intérieur s'applique sans préjudice de l'application de la législation et des règlements en vigueur, tels que le livre XI, titre 1er, chapitre 3, du Code de droit économique et ses arrêtés d'exécution.

Art. 3. De raad bepaalt het adres van de zetel van het Instituut.

Art. 3. Le conseil fixe l'adresse du siège de l'Institut.

HOOFDSTUK 2. - Leden en geassocieerden

CHAPITRE 2. - Membres et associés

Art. 4. Gewone leden hebben het recht:
1° deel te nemen aan alle activiteiten van het Instituut tegen de door de raad vastgelegde voorwaarden;
2° aan de raad voorstellen te formuleren in verband met de werking van het Instituut en te behandelen thema's;
3° hun advies te geven onder meer over ontwerpen van standpunt van het Instituut;
4° op verzoek aan de voorzitter van de raad, inzage te nemen in dit reglement, de gedragsregels, het reglement houdende de organisatie van een permanente vorming, de verslagen van de algemene vergadering, de rekeningen van het Instituut en de lijst van zijn leden.
Gewone leden hebben de plicht regelmatig deel te nemen aan de activiteiten van het Instituut.

Art. 4. Les membres ordinaires ont le droit:
1° de participer à toutes les activités de l'Institut aux conditions fixées par le conseil ;
2° d'envoyer au conseil des propositions à propos du fonctionnement de l'Institut et des thèmes à traiter ;
3° de donner leur avis notamment sur les projets de prise de position de l'Institut ;
4° sur requête adressée au président du conseil, d'avoir accès au présent règlement, aux règles de conduite, au règlement portant organisation de la formation permanente, aux rapports de l'assemblée générale, aux comptes de l'Institut et au tableau de ses membres.
Les membres ordinaires ont le devoir de participer régulièrement aux activités de l'Institut.

Art. 5. Tijdelijke leden hebben het recht:
1° deel te nemen aan alle activiteiten van het Instituut tegen de door de raad vastgelegde voorwaarden;
2° op verzoek aan de voorzitter van de raad, inzage te nemen in dit reglement, de gedragsregels, het reglement houdende de organisatie van een permanente vorming, de verslagen van de algemene vergadering en de ledenlijst van het Instituut.
Tijdelijke leden die een functie uitoefenen binnen het Instituut, beschikken over de rechten van gewone leden, zoals voorzien in artikel 4.

Art. 5. Les membres temporaires ont le droit :
1° de participer à toutes les activités de l'Institut aux conditions fixées par le conseil ;
2° sur requête adressée au président du conseil, d'avoir accès au présent règlement, aux règles de conduite, au règlement portant organisation de la formation permanente, aux rapports de l'assemblée générale et au tableau des membres de l'Institut.
Les membres temporaires qui exercent une fonction au sein de l'Institut bénéficient des droits des membres ordinaires, tels que prévus à l'article 4.

Art. 6. Geassocieerden hebben het recht deel te nemen aan alle activiteiten van het Instituut tegen de door de raad vastgelegde voorwaarden. De algemene vergadering bepaalt de jaarbijdrage voor de geassocieerden.
Geassocieerden hebben geen stemrecht op de algemene vergadering en kunnen zich geen kandidaat stellen voor functies binnen het Instituut.

Art. 6. Les associés ont le droit de participer à toutes les activités de l'Institut aux conditions fixées par le conseil. L'assemblée générale détermine la contribution annuelle des associés.
Les associés n'ont pas le droit de vote à l'assemblée générale et ne peuvent pas postuler à des fonctions au sein de l'Institut.

HOOFDSTUK 3. - Algemene vergadering

CHAPITRE 3. - Assemblée générale

Afdeling 1. - Bijeenkomsten

Section 1re. - Réunions

Art. 7. De algemene vergadering komt ten minste éénmaal per kalenderjaar bijeen, minstens tijdens het eerste semester van het kalenderjaar.
De algemene vergadering kan bijeenkomen in persoon en/of door gebruik te maken van elektronische communicatiemiddelen.
De organisatie van de bijeenkomst van de algemene vergadering berust bij de raad.

Art. 7. L'assemblée générale se réunit au moins une fois par année calendrier, au moins une réunion ayant lieu au premier semestre.
L'assemblée générale peut se réunir en personne et/ou en faisant usage de moyens de communication électroniques.
L'organisation de la réunion de l'assemblée générale incombe au conseil.

Art. 8. De convocatie voor iedere bijeenkomst van de algemene vergadering gebeurt via gewone brief of e-mail en bevat de agenda en de nodige documenten.
Ieder lid, de voorzitter van de tuchtcommissie en zijn plaatsvervanger, de regeringscommissaris en zijn plaatsvervanger, de Dienst, en elke andere persoon van wie de aanwezigheid noodzakelijk wordt geacht door de voorzitter van de algemene vergadering worden minstens zes weken voor deze bijeenkomst uitgenodigd hieraan deel te nemen.
Het lid kan dan tot drie weken voor deze bijeenkomst agendapunten voorstellen aan de voorzitter van de algemene vergadering en, indien van toepassing, vergezeld van de bijhorende documenten.
De volledige agenda en de bijhorende documenten worden aan elk lid en aan de regeringscommissaris gestuurd minstens vijftien dagen voor deze bijeenkomst.

Art. 8. Pour chaque réunion, la convocation se fait par lettre ordinaire ou par courriel et contient l'ordre du jour ainsi que les documents nécessaires.
Tous les membres, le président de la commission de discipline et son suppléant, le commissaire du gouvernement et son suppléant, l'Office, ainsi que toute autre personne dont la présence est considérée nécessaire par le président de l'assemblée générale sont invités à participer six semaines au moins avant cette réunion.
Le membre peut alors proposer des points à l'ordre du jour au président de l'assemblée générale jusqu'à trois semaines avant la réunion et, le cas échéant, accompagnés des documents relatifs.
L'ordre du jour complet et les documents relatifs sont envoyés à chaque membre et au commissaire du gouvernement au moins quinze jours avant cette réunion.

Art. 9. Het proces-verbaal van een bijeenkomst van de algemene vergadering wordt binnen één maand, op haar eerstvolgende bijeenkomst of via een schriftelijke procedure ter goedkeuring aan de algemene vergadering voorgelegd.
Het goedgekeurde proces-verbaal van een bijeenkomst van de algemene vergadering wordt binnen 60 dagen na deze bijeenkomst overgemaakt aan de regeringscommissaris.

Art. 9. Le procès-verbal d'une réunion de l'assemblée générale est soumis à l'approbation des membres de l'assemblée générale endéans un mois, lors de la réunion suivante ou au moyen d'une procédure écrite.
Le procès-verbal approuvé d'une réunion de l'assemblée générale est envoyé au commissaire du gouvernement dans les 60 jours suivant cette réunion.

Afdeling 2. - Beraadslaging en beslissing

Section 2. - Délibération et décision

Art. 10. Een algemene vergadering is geldig samengesteld, wanneer minstens de helft van de gewone leden aanwezig of vertegenwoordigd is.
Wanneer het aanwezigheidsquorum niet behaald is, wordt er niet gestemd. Er wordt dan een buitengewone algemene vergadering bijeengeroepen om over deze beslissingen te stemmen. Voor deze buitengewone algemene vergadering is geen aanwezigheidsquorum vereist.

Art. 10. Une assemblée générale est validement composée lorsqu'au moins la moitié des membres ordinaires sont présents ou représentés.
Si le quota de participation n'est pas atteint, aucun vote ne peut avoir lieu. Une assemblée générale extraordinaire est alors convoquée pour voter sur ces décisions. Aucun quota de participation n'est requis pour cette assemblée générale extraordinaire.

Art. 11. De gewone leden mogen zich op de algemene vergadering laten vertegenwoordigen door een ander gewoon lid in het bezit van een schriftelijke volmacht, waarvan de vorm kan opgelegd worden door de raad.
Een gevolmachtigde kan niet meer dan twee andere gewone leden vertegenwoordigen. De voorzitter en de ondervoorzitter van de algemene vergadering en de leden van de raad kunnen andere gewone leden niet vertegenwoordigen.

Art. 11. Les membres ordinaires peuvent être représentés à l'assemblée générale par un autre membre ordinaire en possession d'une procuration écrite, dont la forme peut être prescrite par le conseil.
Un représentant autorisé ne peut représenter plus de deux autres membres ordinaires. Le président et le vice-président de l'assemblée générale et les membres du conseil ne peuvent représenter d'autres membres ordinaires.

Art. 12. De algemene vergadering beraadslaagt enkel over de punten die overeenkomstig artikel 8 op de agenda werden gebracht.

Art. 12. L'assemblée générale ne délibère que sur les questions qui ont été portées à l'ordre du jour conformément à l'article 8.

Art. 13. De algemene vergadering neemt beslissingen bij absolute meerderheid van de aanwezige en vertegenwoordigde stemmen.
Indien de stemmen staken, beslist de voorzitter van de algemene vergadering, die steeds als laatste zijn stem uitbrengt.
Een stemming kan gebeuren bij handopsteking, schriftelijk, via post en/of via elektronische communicatiemiddelen.

Art. 13. L'assemblée générale prend des décisions à la majorité absolue des voix des membres ordinaires présents ou représentés.
En cas de parité des votes, c'est le président de l'assemblée générale qui décide. Celui-ci vote toujours en dernier.
Un vote peut être effectué à main levée, par écrit, par courrier et/ou par des moyens de communication électroniques.

Art. 14. Voor zover er niets is geregeld in dit reglement, zijn de gewone regels van beraadslagende vergaderingen van toepassing.

Art. 14. Sans préjudice du présent règlement, les règles ordinaires des assemblées délibérantes s'appliquent.

Afdeling 3. - Verkiezingen

Section 3. - Elections

Art. 15. Een uitnodiging voor een kandidaatstelling voor een functie binnen het Instituut wordt aan de leden verzonden, minstens zes weken voor de bijeenkomst van de algemene vergadering, waarop hierover gestemd wordt.
Leden stellen zich kandidaat voor het geheel van de te begeven functies van een bepaald orgaan, zonder een specifieke functie op te geven. Indien functies binnen meerdere organen te begeven zijn, kunnen leden zich kandidaat stellen voor het geheel van de functies van meerdere organen.
Leden kunnen zich tot drie weken voor deze bijeenkomst schriftelijk melden als kandidaat bij de voorzitter van de algemene vergadering en verklaren tot welke taalgroep zij behoren. Elke kandidaatstelling moet vergezeld zijn van een curriculum vitae en van een motivering, van maximaal één A4-pagina elk.
Bij afwezigheid van voldoende kandidaten, behoudt de voorzitter van de algemene vergadering zich het recht voor om aan de minister een uitzondering te vragen zoals bedoeld in artikel 3 van de wet van 20 juli 1990 ter bevordering van de evenwichtige aanwezigheid van mannen en vrouwen in organen met adviserende bevoegdheid.

Art. 15. Une invitation à faire acte de candidature à une fonction au sein de l'Institut est envoyée aux membres six semaines au moins avant la réunion de l'assemblée générale pendant laquelle il est procédé au vote.
Les membres font acte de candidature pour l'ensemble des fonctions à pourvoir au sein d'un organe déterminé sans préciser de fonction spécifique. Si des fonctions sont à pourvoir au sein de plusieurs organes, les membres peuvent faire acte de candidature à l'ensemble des fonctions dans plusieurs organes.
Les membres peuvent déposer leur acte de candidature par écrit auprès du président de l'assemblée générale jusqu'à trois semaines avant cette réunion et indiquent à quel groupe linguistique ils appartiennent. Chaque candidature doit être accompagnée d'un curriculum vitae et d'une lettre de motivation, de maximum une page au format A4 chacun.
En l'absence de candidats suffisants, le président de l'assemblée générale se réserve le droit de demander au ministre une dispense comme visée à l'article 3 de la loi du 20 juillet 1990 visant à promouvoir la présence équilibrée d'hommes et de femmes dans les organes possédant une compétence d'avis.

Art. 16. Verkiezingen voor de functies binnen het Instituut vinden plaats in de volgende volgorde:
1° functie van voorzitter van de algemene vergadering;
2° functie van ondervoorzitter van de algemene vergadering;
3° functies van lid van de raad;
4° functies van lid van de tuchtcommissie;
5° functies van plaatsvervangend lid van de tuchtcommissie.
Er worden net zoveel stemrondes georganiseerd als er functies te begeven zijn.
Per stemronde kan maximaal één keuze op het stembiljet worden aangeduid. Slechts op de kandidaten die voldoen aan de wettelijke en reglementaire vereisten kan worden gestemd.

Art. 16. Les élections aux fonctions au sein de l'Institut ont lieu dans l'ordre suivant :
1° fonction de président de l'assemblée générale ;
2° fonction de vice-président de l'assemblée générale ;
3° fonctions de membre du conseil ;
4° fonctions de membre de la commission de discipline ;
5° fonctions de membre suppléant de la commission de discipline.
Autant de tours de scrutin sont organisés qu'il y a de fonctions à pourvoir.
Un choix au maximum peut être indiqué par bulletin de vote. Il n'est possible de voter que pour les candidats qui satisfont aux exigences légales et réglementaires.

Art. 17. Bij verkiezingen moet de stemming geheim zijn. Ze is schriftelijk en/of via elektronische communicatiemiddelen.

Art. 17. En cas d'élection, le vote doit être secret. Il est effectué par écrit et/ou par moyens de communication électroniques.

Art. 18. Eén of meer stemopnemers gekozen door de algemene vergadering tellen de uitgebrachte stemmen.
Telkens is de kandidaat met de meeste stemmen verkozen. Indien meerdere kandidaten hoogst gerangschikt worden met hetzelfde aantal stemmen, wordt een nieuwe stemronde georganiseerd, beperkt tot deze kandidaten.
Personen die voor meerdere functies kandidaat zijn, nemen de eerste functie op waarvoor zij verkozen zijn.

Art. 18. Un ou plusieurs scrutateurs élus par l'assemblée générale comptent les suffrages exprimés.
Dans chaque cas, le candidat avec le plus de voix est élu. Si plusieurs candidats obtiennent le même nombre de voix à la première place, un nouveau tour de scrutin est organisé, limité à ces candidats.
Les personnes qui se sont portées candidates à plusieurs fonctions occuperont la première fonction pour laquelle ils ont été élus.

Art. 19. Indien een verkozene zijn mandaat niet langer uitoefent en er geen plaatsvervanger beschikbaar is, wordt een algemene vergadering samengeroepen om een opvolger aan te duiden. Deze opvolger blijft zetelen tot afloop van de termijn waartoe het ontslagnemende lid verkozen was. De regels voor het vernieuwen en/of opnemen van een mandaat zijn van toepassing ongeacht de effectieve duur van het mandaat.

Art. 19. Si un élu cesse d'exercer son mandat et qu'aucun suppléant n'est disponible, une assemblée générale est convoquée pour désigner un successeur. Ce successeur reste en fonction jusqu'à la fin du mandat pour lequel le membre sortant a été élu. Les règles de renouvellement et/ou d'inclusion d'un mandat s'appliquent, quelle que soit la durée effective du mandat.

HOOFDSTUK 4. - Raad

CHAPITRE 4. - Conseil

Afdeling 1. - Vergaderingen

Section 1re. - Réunions

Art. 20. De raad vergadert zo dikwijls als het belang van het Instituut dit vereist. Hij moet worden bijeengeroepen wanneer twee van zijn leden daarom verzoeken of wanneer de regeringscommissaris hierom verzoekt.
De raad kan vergaderen in persoon en/of door gebruik te maken van elektronische communicatiemiddelen.

Art. 20. Le conseil se réunit aussi souvent que l'intérêt de l'Institut l'exige. Il doit être convoqué lorsque deux de ses membres le demandent ou à la demande du commissaire du gouvernement.
Le conseil peut se réunir en personne et/ou en faisant usage de moyens de communication électroniques.

Art. 21. Ieder lid van de raad en de regeringscommissaris wordt één maand voor een vergadering schriftelijk of via e-mail uitgenodigd hieraan deel te nemen.
Ieder lid van de raad kan dan tot drie weken voor deze vergadering agendapunten voorstellen aan de voorzitter van de raad en, indien van toepassing, vergezeld van de bijhorende documenten.
De volledige agenda en de bijhorende documenten worden aan elk lid van de raad en aan de regeringscommissaris gericht, minstens vijftien dagen voor de vergadering.
Mits het akkoord van alle leden van de raad en de regeringscommissaris kan van de termijnen in dit artikel afgeweken worden.

Art. 21. Chaque membre du conseil et le commissaire du gouvernement sont invités à participer à une réunion par écrit ou par courriel un mois avant une réunion.
Chaque membre du conseil peut alors proposer des points à l'ordre du jour au président du conseil jusqu'à trois semaines avant la réunion, le cas échéant, accompagnés des documents correspondants.
L'ordre du jour complet et les documents d'accompagnement sont adressés à chaque membre du conseil et au commissaire du gouvernement au moins quinze jours avant la réunion.
Sous réserve de l'accord de tous les membres du conseil et du commissaire du gouvernement, il peut être dérogé aux délais du présent article.

Art. 22. Het proces-verbaal van een vergadering van de raad wordt binnen één maand op zijn eerstvolgende vergadering of via een schriftelijke procedure ter goedkeuring aan zijn leden voorgelegd.
Het goedgekeurde proces-verbaal van een vergadering van de raad zal binnen 45 dagen na deze vergadering worden overgemaakt aan de regeringscommissaris.

Art. 22. Le procès-verbal d'une réunion du conseil est soumis endéans un mois à l'approbation de ses membres au cours de la réunion suivante ou au moyen d'une procédure écrite.
Une fois approuvé, le procès-verbal d'une réunion du conseil est envoyé au commissaire du gouvernement dans les 45 jours suivant cette réunion.

Afdeling 2. - Beraadslaging en beslissing

Section 2. - Délibération et décision

Art. 23. De raad beraadslaagt enkel over de punten die overeenkomstig artikel 21 op de agenda werden gebracht.
Een stemming kan gebeuren bij handopsteking, schriftelijk en/of via elektronische communicatiemiddelen.

Art. 23. Le conseil ne délibère que sur les points qui ont été mis à l'ordre du jour conformément à l'article 21.
Un vote peut être effectué à main levée, par écrit, par courrier et/ou par des moyens de communication électroniques.

Art. 24. De raad kan slechts een beslissing nemen indien minstens drie van de leden aanwezig zijn, in persoon of online. Indien dat aantal niet bereikt is, beslist de raad over dit punt rechtsgeldig tijdens zijn eerstvolgende vergadering waarop ten minste twee leden inbegrepen de voorzitter of ondervoorzitter aanwezig zijn.

Art. 24. Le conseil ne peut statuer que si au moins trois de ses membres sont présents, en personne ou en ligne. Si ce quorum n'est pas atteint, le conseil statue légalement sur ce point lors de sa prochaine réunion à condition qu'au moins deux membres dont le président ou le vice-président soient présents.

Art. 24/1. Onverminderd artikel 24, indien een besluit moet worden genomen in het kader van een schriftelijke procedure, deelt het lid van de raad dat het voorstel voor een schriftelijk besluit heeft opgesteld, een voorstel tot besluit mee in zijn definitieve versie aan de overige leden van de raad, alsook aan de regeringscommissaris en nodigt hen uit om binnen de veertien kalenderdagen zich uit te spreken over volgende punten:
1° de leden van de raad en de regeringscommissaris: te beslissen over het gebruik van de schriftelijke procedure; en
2° de leden van de raad: te beslissen over het voorstel van besluit.
Een voorstel dat via een schriftelijke procedure is ingediend, kan niet worden gewijzigd. Het wordt in zijn geheel goedgekeurd of afgewezen.
Het voorstel wordt geacht te zijn aangenomen wanneer:
1° geen enkel lid van de raad noch de regeringscommissaris bezwaar heeft gemaakt tegen het gebruik van de schriftelijke procedure; en
2° het voorstel werd goedgekeurd door de leden van de raad met de vereiste meerderheid.
Indien een via een schriftelijke procedure voorgelegd voorstel van besluit niet de vereiste meerderheid behaalt, kan het op de voorlopige agenda van de volgende vergadering van de raad worden geplaatst.
Een besluit dat via een schriftelijke procedure is aangenomen, wordt meegedeeld aan het begin van de volgende vergadering van de raad en wordt opgenomen in de notulen van deze vergadering.

Art. 24/1. Sans préjudice de l'article 24, au cas où une décision devrait être prise dans le cadre d'une procédure écrite, le membre du conseil à l'origine de la proposition de décision écrite, communique une proposition de décision dans sa version finale aux autres membres du conseil, ainsi qu'au commissaire du gouvernement et invite ceux-ci à se prononcer dans un délai de quatorze jours calendriers sur les point suivants :
1° les membres du conseil et le commissaire du gouvernement: à se prononcer sur le recours à la procédure écrite ; et
2° les membres du conseil: à se prononcer sur la proposition de décision.
Une proposition soumise à une procédure écrite ne peut pas être amendée. Elle sera approuvée ou rejetée dans son entièreté.
La proposition est considérée comme adoptée lorsque :
1° aucun membre du conseil ni le commissaire du gouvernement ne s'est opposé à l'utilisation de la procédure écrite ; et
2° la proposition a été approuvée par les membres du conseil à la majorité requise.
Si une proposition de décision soumise à une procédure écrite n'obtient pas la majorité requise, elle peut être mise à l'ordre du jour provisoire de la prochaine réunion du conseil.
Une décision qui aura été prise par une procédure écrite sera communiquée au début de la prochaine réunion du conseil et sera actée dans les minutes de cette réunion.

Afdeling 3. - Beheer

Section 3. - Gestion

Art. 25. Het Instituut is gebonden door het schriftelijk akkoord van twee leden van de raad, waaronder ten minste de voorzitter of de ondervoorzitter, die gezamenlijk handelen, zonder van een bijzondere lastgeving te moeten doen blijken.
Voor de administratieve taken zoals lopende briefwisseling, reservatie lokalen, vragen van offertes, kwitanties en ontvangstbewijzen volstaat het schriftelijke akkoord van de daarmee belaste lid van de raad of daartoe door de raad gedelegeerde agent. De raad benoemt en ontslaat de gedelegeerde agent, die deze taken zal uitvoeren onder toezicht van het daarmee belaste lid van de raad.

Art. 25. L'Institut est lié par l'accord écrit de deux membres du conseil, dont au moins le président ou le vice-président, qui agissent conjointement, sans avoir à justifier un mandat spécial.
Pour les tâches administratives telles que la correspondance, la réservation de locaux, les demandes de remises de prix, les quittances et reçus des dépenses, l'accord écrit du membre du conseil compétent ou de l'agent délégué à cette fin par le conseil suffit. Le conseil nomme et révoque l'agent délégué, qui exercera ces tâches sous la supervision du membre du conseil compétent.

Art. 26. Afschriften, uitgiften of uittreksels uit de processen-verbaal van de raad en van de algemene vergadering worden door twee leden van de raad schriftelijk goedgekeurd.

Art. 26. Les copies, les expéditions ou les extraits des procès-verbaux du conseil et de l'assemblée générale sont approuvés par écrit par deux membres du conseil.

Art. 27. De leden van de raad die zulks wensen kunnen met betrekking tot hun mandaat woonplaats kiezen op de zetel van het Instituut. Wanneer zij hiervoor bij hun benoeming opteren, zal deze keuze als dusdanig in het benoemingsbesluit worden vermeld. Wanneer zij hiervoor opteren tijdens de uitvoering van hun mandaat, zullen zij dit melden aan de voorzitter van de raad die dit zal acteren.

Art. 27. Les membres du conseil qui le souhaitent peuvent, pour leur mandat, élire domicile au siège de l'Institut. S'ils exercent cette option au moment de leur nomination, ce choix est mentionné en tant que tel dans la décision de nomination. S'ils exercent cette option pendant l'exercice de leur mandat, ils en feront rapport au président du conseil qui en prendra acte.

Afdeling 4. - Voordrachten voor benoeming

Section 4. - Candidatures à la nomination

Art. 28. De raad stelt de lijst op met kandidaten die het Instituut voordraagt voor benoeming in de Commissie tot erkenning van de gemachtigden. De lijst met de kandidaten wordt uiterlijk twee maanden voor het aflopen van de mandaten van de vorige Commissie aan de minister voorgedragen.
Indien een benoemd lid zijn mandaat niet voltooit, duidt de raad een opvolger aan die het Instituut voor benoeming voordraagt aan de minister.

Art. 28. Le conseil établit la liste des candidats désignés par l'Institut pour nomination à la Commission d'agrément des mandataires. La liste des candidats est présentée au ministre au plus tard deux mois avant la fin des mandats des membres de la Commission précédente.
Si un membre nommé ne termine pas son mandat, le conseil désigne un successeur que l'Institut présente au ministre pour nomination.

Art. 29. De raad stelt een lijst op met kandidaten om voor te dragen voor benoeming in de Raad voor de Intellectuele Eigendom en legt deze lijst voor aan de algemene vergadering ter goedkeuring. De goedgekeurde lijst wordt uiterlijk twee maanden voor het aflopen van de mandaten van de vorige Raad voorgedragen aan de minister.
Indien een benoemd lid zijn mandaat niet voltooit, duidt de raad een opvolger aan die het Instituut voor benoeming voordraagt aan de minister.

Art. 29. Le conseil établit une liste des candidats pour nomination au Conseil de la Propriété intellectuelle et soumet cette liste à l'assemblée générale pour approbation. La liste approuvée est présentée au ministre au plus tard deux mois avant la fin des mandats des membres du Conseil précédent.
Si un membre nommé ne termine pas son mandat, le conseil désigne un successeur que l'Institut présente au ministre pour nomination.

HOOFDSTUK 5. - Financiën

CHAPITRE 5. - Finances

Afdeling 1. - Jaarbijdrage

Section 1re. - Contribution annuelle

Art. 30. Ieder gewoon lid en iedere geassocieerde moet zijn respectieve jaarbijdrage betalen. Deze bijdrage moet voldaan worden binnen de 30 dagen na de factuurdatum, zijnde de vervaldag.
Ieder is persoonlijk gehouden tot het betalen van zijn jaarbijdrage. De aansprakelijkheid van deze personen is beperkt tot het bedrag van de gestorte bijdrage.

Art. 30. Chaque membre ordinaire ainsi que chaque associé est tenu de payer sa contribution annuelle respective. Cette contribution doit être versée dans les 30 jours suivant la date de la facture, ceci constituant la date d'échéance.
Chacun est personnellement responsable du paiement de sa contribution annuelle. La responsabilité de ces personnes est limitée au montant de la contribution versée.

Art. 31. Eenieder die zijn jaarbijdrage niet betaalt voor de vervaldag, kan dit alsnog doen binnen 30 dagen volgend op de datum van kennisgeving per aangetekende zending, mits een toeslag van 25% van jaarbijdrage.
Indien een persoon nalaat zijn jaarbijdrage met toeslag te betalen, dan zal de penningmeester deze persoon uit de ledenlijst, respectievelijk geassocieerdenlijst van het Instituut verwijderen.
Tenzij het Instituut vooraf schriftelijk in kennis is gesteld van het voornemen van een gewoon lid of geassocieerde om zich voor een bepaalde periode uit het Instituut terug te trekken, blijft de jaarbijdrage, met toeslag, verschuldigd voor het jaar van verzuim en het jaar van herinschrijving.

Art. 31. Toute personne qui ne paie pas sa contribution annuelle avant la date d'échéance peut encore le faire dans les 30 jours suivant la date de notification par envoi recommandé, moyennant le versement d'une surtaxe de 25 % de la contribution annuelle.
Si une personne ne paie pas sa contribution annuelle avec surtaxe, le trésorier radie cette personne respectivement du tableau des membres de l'Institut ou du tableau des associés.
A moins que l'Institut n'ait été au préalable informé par écrit de l'intention d'un membre ordinaire ou d'un associé de se mettre en retrait de l'Institut pendant une période donnée, les contributions annuelles, avec surtaxe, restent dues pour l'année du non-paiement et l'année de la réinscription.

Afdeling 2. - Jaarrekening

Section 2. - Comptes annuels

Art. 32. Het boekjaar begint op 1 januari en eindigt op 31 december. Op 31 december van ieder jaar wordt de jaarrekening afgesloten en wordt het boekjaar voor gesloten verklaard. In afwijking hiervan loopt het eerste boekjaar van de datum van goedkeuring van dit reglement door de minister tot 31 december van het daarop volgende jaar.
Het batig saldo van de rekening wordt in de algemene reserve van het Instituut gestort.

Art. 32. L'exercice comptable commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre. Le 31 décembre de chaque année, les comptes annuels seront clôturés et l'exercice comptable sera déclaré fermé. Par dérogation à ce qui précède, le premier exercice comptable s'étend de la date d'approbation du présent règlement par le ministre au 31 décembre de l'année suivante.
Le solde des comptes est versé à la réserve générale de l'institut.

Art. 33. De rekeningen van het Instituut worden opgemaakt volgens een voor het Instituut passend rekeningenstelsel ingericht naar de eisen van de bedrijfsuitoefening van het Instituut. Dit rekeningenstelsel moet worden ingericht en genummerd overeenkomstig de indeling van het rekeningenstelsel van bijlage 7 bij het koninklijk besluit van 29 april 2019 tot uitvoering van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.
De omschrijving van de rekeningen van het rekeningenstelsel mag worden aangepast aan de bijzondere aard van de bedrijfsuitoefening van het Instituut, van het vermogen en van de opbrengsten en kosten van het Instituut. De rekeningen van het rekeningenstelsel die niet dienstig zijn voor het Instituut, moeten niet in zijn rekeningenstelsel voorkomen.

Art. 33. Les comptes de l'Institut sont établis selon un plan comptable approprié, adapté aux besoins de l'activité de l'Institut. Ce plan comptable doit être conforme dans sa présentation et sa numérotation au plan comptable de l'annexe 7 de l'arrêté royal du 29 avril 2019 portant exécution du Code des sociétés et des associations.
Le libellé des comptes prévus au plan comptable peut être adapté aux caractéristiques propres de l'activité de l'Institut, du patrimoine et des produits et charges de l'Institut. Les comptes prévus au plan comptable qui sont sans objet pour l'Institut ne doivent pas figurer dans son plan comptable.

Art. 34. De boekhouding wordt door middel van een stelsel van boeken en rekeningen gevoerd met inachtneming van de gebruikelijke regels van het dubbel boekhouden.
De rekeningen worden opgemaakt volgens het schema van de jaarrekening in verkorte vorm zoals vermeld in het voornoemde koninklijk besluit van 29 april 2019. Wat betreft de algemene principes, de waarderingsregels en de inhoud van de rubrieken van de rekeningen wordt verwezen naar de regels die van toepassing zijn op de verenigingen, bedoeld in het voornoemde koninklijk besluit van 29 april 2019.

Art. 34. La comptabilité est tenue selon un système de livres et de comptes et conformément aux règles usuelles de la comptabilité en partie double.
Les comptes sont rédigés selon le schéma des comptes annuels abrégés mentionné à l'arrêté royal du 29 avril 2019 précité. En ce qui concerne les principes généraux, les règles d'évaluation et le contenu des rubriques des comptes, il est fait référence aux règles applicables aux associations, visées à l'arrêté royal du 29 avril 2019 précité.

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